El término Ratifier (normalmente un bibliotecario de adquisciones) describe la persona o personas que están autorizadas para confirmar adquisiciones con ProQuest. En estas instrucciones (en inglés) nos centraremos en el proceso llamado Create Firm Order. (creación de pedidos)
OASIS Demo: Selecting and Ordering : Selector – Acquisitions Workflow
OASIS Demo: Quick Selecting and Ordering: Single User Workflow
Las cuentas de usuarios las crea ProQuest y se envían al administrador para que las reparta. El administrador puede asignar derechos de "ratifier" a un usuario. Encontrará más descripciones sobre las funciones del administrador en el OASIS Help Portal.
Como Ratifier, cuando acceda a OASIS podrá:
1. Autorizar pedidos
Puede procesar diversos pedidos al día, a medida que le son enviados por los selectors.
Los números entre paréntesis a la derecha indican que hay elementos pendientes de procesar y el número total de éstos.
Los pediods se pueden procesar desde cualquier lista en la que vea una flecha de accion (Action arrow) con opciones de pedido, como por ejemplo la del carro de la compra (Shopping Cart).
Sin en cambio, el apartado Authorize Orders, es dónde se envían todas las selecciones enviadas al Ratifier y quedan allí acumuladas. Las selecciones ya incorporan una flecha de acción que le permite completar el pedido.
2. Plantilla Edit Order Form (formulario de pedido)
Asegúrese que su pedido tiene todos los elementos rellenados y seleccione la opción "apply template" para todos los elmentos que comparten estos elmentos.
La mayoría de flujos de trabajo requieren que el Selector indique alguna información determinada antes de enviarla. Pero si este proceso se efectua desde adquisiciones o si necesita ñadir información adicional, vaya a la Action arrow (flecha de acción) y efectúe los cambios en el apartado Order Info. No olvide guardarlos.
Si está creando o editando información en un solo título, seleccione la opción Save Order Info for: This title. Si está editando información para todos los títulos en una lista, seleccione la opción All Titles on List en la parte superior. Si está editando un campo que ya estaba rellenado, deberá usar la opción Overwrite en la parte superior.
3. Process List y Create Firm Order (proceso de la lista y creación de pedidos)
Éste es el último paso en el flujo de trabajo del ratifier.
Seleccione Process List y se le abrirá un diálogo. Verá el número de pedidos a la derecha. Seleccione la opción Checkout Orders. Tal y como hemos mencionado al principio usaremos una opción llamada Create Firm Order que envía el pedido a ProQuest a través de OASIS. Su acción final es seleccionar el botón Process . Con esto completamos el pedido.
Recapitulación del proceso
Seleccione Authorize Orders del menú principal.
Si no necesita editar nada, seleccione Process List, seleccione la opción Create Firm Order y luego el botón Process . Aparecerá una pantalla confirmando el pedido.
Cuando haya seleccionado Authorize Orders en el menú, será enviado a la lista Authorize Orders, cuyos títulos están en negrita.
El número de títulos del desplegable Lists a la izquierda representa el total semanal a fecha de hoy. Pra ver todos los pedidos seleccione la primera línea del desplegable.
To see orders from a specific day or previous weeks – select from the other choices in the dropdown.
Los pedios pueden ser filtrados y ordenados de muchas maneras, en función de sus necesidades. A menudo los Ratifiers usan las opciones Fund (fondo) o bien Initial Selector (Selector inicial).
Puede también enviar una lista o un título de vuelta al Selector con la opción List/Forward de la flecha de acción. Visite por favor el portal de soporte para aprender más sobre ésta funcionalidad.
Si está creando o editando información para un solo título, seleccione Save Order Info. Si está creando o editando información para todos los títulos de una lista, seleccione el botón Overwrite order info en la parte superior. Si está cambiando un campo que estava ya cumplimentado, deberá seleccionar la opción Overwrite en la parte superior.
Los títulos llegan a la lista Authorize Orders , que ya tiene una opción lista para su pedido (flecha seleccionada como Order). Puede hacer el pediod immediatamente de forma indivisual a través de la opción Order Now o bien de todos los títulos de la vista con la opción Express Checkout.
Si hay un título que quiere guardar y adquirir más tarde, puede seleccionar la casilla al lado del título. Este título se quedará en Authorize Orders hasta que se procese posteriormente.
Seleccione Express Checkout para abrir una página en la que verá el número de pedidos a la derecha. Su acción final es seleccionar el botón Process en la parte inferior, que enviará el pedido.
